¿Qué tiene que ver la Ley de Parkinson –un proverbio sobre la burocracia ineficiente– con tu productividad?
La respuesta te sorprenderá.
La productividad consiste en simplificar tu forma de trabajar, hacer las cosas más rápido y hacerlas mejor. Al hacerlo, tendrás más tiempo para jugar, descansar y hacer las cosas que te gustan.
Se trata de trabajar de forma más inteligente, no más duro.
¿Qué es la ley de Parkinson?
La ley de Parkinson es un axioma que afirma: «El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su realización». En otras palabras, las cosas se vuelven más difíciles de terminar cuando se dispone de más tiempo para completarlas, ya que la acumulación de la tarea se vuelve estresante y desalentadora.
El adagio debe su nombre a Cyril Northcote Parkinson, que describió por primera vez el fenómeno en un ensayo humorístico de 1955 publicado en «The Economist».
La ley de Parkinson no es un principio científico. En su lugar, es una observación de un fenómeno que muchas personas han experimentado.
Tal y como la describió Parkinson por primera vez, puede explicar la expansión de las organizaciones o burocracias. Sin embargo, también puede ser una forma útil de pensar sobre otros tipos de trabajo, incluida la productividad personal.
Comprender la Ley de Parkinson
La premisa principal de la ley de Parkinson es que la complejidad de una tarea tiende a aumentar cuanto más tiempo se asigna a su realización.
Por ejemplo, si te das una semana para terminar algo que sólo te llevaría una hora, esa tarea de una hora crecerá en complejidad, requiriendo más tiempo y recursos de los que se necesitaban en un principio.
Puede que al principio te sientas aliviado porque tienes tiempo de sobra para terminar un proyecto, pero luego lo pospones todo lo posible.
Esta dilatación hace que las tareas se vuelvan aún más desalentadoras, requiriendo mucha más energía mental.
La ley de Parkinson también puede llevar a la gente a procrastinar, dejando las tareas para justo antes de que venzan.
Esto significa que con frecuencia se convierten en una fuente de estrés y ansiedad.
Cuando te encuentras terminando la tarea, puedes sentir una sensación de alivio, pero también preguntarte por qué el proyecto se convirtió en una carga mucho mayor en tu mente de lo que era en la vida real.
El «tiempo extra» que requiere la tarea a menudo no está relacionado con la tarea en sí, sino que es estrés mental causado por la preocupación de terminarla.
Ejemplo práctico
El tiempo que dedicas a un proyecto no está directamente relacionado con el rendimiento. En cambio, el factor más importante en el tiempo de realización es el plazo.
Por ejemplo:
Recibes un correo electrónico de tu jefe pidiéndote un informe para dentro de 2 semanas. Para completar el informe, necesitas
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- Investigar el tema
- Redactar el informe
- Hacer la presentación
Sabiendo cuánto trabajo lleva cada paso, creas un plan: utilizar la primera semana para investigar y la segunda para hacer tanto el informe como la presentación.
Todo va según el plan y entregas el informe con grandes elogios de tu jefe.
Pero, ¿qué habría pasado si el informe tuviera que entregarse realmente a finales de semana? ¿O dentro de dos días?
Lo más probable es que aún pudieras terminar el informe a tiempo. No sería fácil, pero podrías terminarlo a tiempo.
¿Cómo?
Eliminando el trabajo innecesario. El plazo más corto te obliga a centrarte en el 20% de las tareas que aportan el 80% de los resultados.
Cuando tengas más tiempo, gástalo.
Puede que leas 20 artículos cuando sólo necesitabas 5. Puede que busques 10 formas distintas de resolver un problema cuando las 3 primeras eran todo lo que necesitabas. O peor aún, puedes crear una hoja de cálculo para controlar lo «productivo» que eres.
Esa es la ley de Parkinson en juego.
¿Cómo utilizar la Ley de Parkinson en tu beneficio?
«No necesito tiempo, necesito una fecha límite». – Duke Ellington
Ser productivo todo el tiempo es difícil.
Y sin el final del proyecto en mente, es fácil procrastinar y hacer un trabajo improductivo.
Pero cuando leí por primera vez sobre la Ley de Parkinson, algo hizo clic. Empecé a ver los plazos no como enemigos, sino como una herramienta esencial para la productividad.
Empecé a utilizar plazos más pequeños y cortos para retarme a mí mismo.
¿Por qué funciona?
La limitación temporal te hace centrarte en lo que realmente importa. Te obliga a analizar tu agenda y a descartar lo que no mueve la aguja.
Pero ten cuidado:
No utilices la Ley de Parkinson como excusa para establecer plazos inalcanzables.
Necesitas tiempo para desarrollar tus ideas y ejecutarlas.
Fijarte objetivos poco realistas sólo te desmotivará y te llevará a peores resultados.
Guía para aplicar la ley de Parkinson
Para obtener todos los beneficios de los plazos más cortos sin los inconvenientes, sigue esta sencilla guía de 4 pasos.
Paso 1: Registra el tiempo de tus días
Una de las partes más importantes de la planificación de tu trabajo es determinar cuánto tiempo te llevará una tarea.
Lo más probable es que ésta sea la razón principal por la que estableces plazos demasiado lejanos en el tiempo.
Asignas demasiado tiempo porque no sabes cuánto tiempo lleva realmente cada parte.
Por ejemplo:
«Sabes» que puedes implementar una nueva función en 1 semana. Pero ¿cuánto tiempo dedicas realmente a codificar? ¿Y cuánto tiempo dedicas a las pruebas?
Se trata de información crucial para crear mejores plazos. Puede que sólo necesites 20 horas de concentración ininterrumpida, que podrías gestionar en sólo 3 días.
¿La solución?
Tienes que empezar por crear un registro temporal de tus días.
Un registro de tiempo es un documento en el que escribes cuánto tiempo dedicas a cada tarea.
Hay dos formas principales de hacerlo:
-
- Utilizando una aplicación de control del tiempo. Hay muchas aplicaciones para elegir. Prueba unas cuantas y ve cuál te funciona mejor
- Haciéndolo manualmente. Programa temporizadores horarios en tu ordenador y anota lo que has hecho durante la última hora cada vez que suene.
Este ejercicio te hará comprender cuánto tiempo necesitas para tareas concretas.
Y con mejor información sobre tu trabajo, mejores serán tus plazos.
Como ventaja adicional, estarás menos inclinado a procrastinar cuando hagas un seguimiento de tu tiempo.
Pero saber cuánto tiempo necesitas es una cosa. Para reducir tu trabajo, necesitas saber exactamente qué tienes que hacer.
Paso 2: Esboza los objetivos del proyecto
La falta de una visión clara de un proyecto es mortal.
Sin una visión, o acabas por no hacer nada, o tardarás demasiado en terminar el proyecto.
Necesitas un esquema claro de lo que quieres para saber lo que debes hacer. Y, lo que es más importante, lo que no debes hacer.
La verdad es que tiendes a fijar plazos más largos cuando te enfrentas a la incertidumbre. En lugar de una semana, te das un mes para completar el proyecto.
Y ya sabes lo que pasa después. No haces nada durante las tres primeras semanas y haces todo el trabajo en la última.
Puedes solucionar todo esto definiendo los objetivos del proyecto.
Para definirlos, identifica el resultado más sencillo con el que tú (o tu jefe) estaríais contentos.
Cuestiona todas las suposiciones que tengas. Pregúntate repetidamente: ¿Realmente necesito hacer esta tarea para completar mi proyecto?
Esta pregunta te ayudará a eliminar el trabajo innecesario.
Por ejemplo:
Supongamos que estás escribiendo un informe de mercado. Puedes explorar muchos temas, pero ¿cuál es el más importante? Si sólo escribes sobre eso, ¿seguirán satisfechos tus clientes?
Lo más probable es que sí. Este pequeño cambio de mentalidad te ahorrará horas de investigación y redacción.
Los profesionales del marketing llaman a esto el Producto Mínimo Viable o MVP. Se trata de un producto que tiene suficientes características para que los clientes puedan utilizarlo. Ni más ni menos.
Eso es lo que debes buscar en el esbozo de un proyecto.
Añadir funciones a tu proyecto es tentador. Pero, al fin y al cabo, es mejor que te centres en las que mueven la aguja.
Paso 3: Prioriza tus tareas
Para reducir tu trabajo, tienes que ser inteligente con tu tiempo. Incluso en proyectos sencillos, puedes perder mucho tiempo si no priorizas correctamente.
Por ejemplo:
Para escribir un informe, primero tienes que investigar. Pero, ¿qué debes investigar primero? ¿Cuáles son las publicaciones que debes leer? ¿Y durante cuánto tiempo?
Tal vez leas 10 publicaciones sólo para descubrir que 3 eran suficientes.
Priorizar bien tu investigación te ahorraría al menos 2 horas en este ejemplo.
Si haces 20 informes al año, eso es una semana entera de trabajo que te ahorras sólo con priorizar bien una tarea.
Pero, ¿cómo elegir las tareas a priorizar?
En proyectos más complejos, la necesidad de priorizar aumenta.
Esto se debe a que también aumenta el potencial de pérdida de tiempo.
Tienes que priorizar las tareas que facilitarán todas las tareas posteriores.
La pregunta que debes responder es:
¿Cuál es la ÚNICA cosa que puedo hacer de tal modo que, al hacerla, todo lo demás será más fácil o innecesario?
Cuando llegues a una respuesta, anota la tarea y pasa a la siguiente. Hazlo hasta que tengas en cuenta todas las tareas esenciales del proyecto.
Deberías acabar con una lista numerada como ésta:
-
- Lee el último número de las publicaciones X, Y y Z
- Planifica cada parte del informe
- Redacta el cuerpo del informe
- Escribe la introducción y la conclusión
- Añade figuras
- Edita el informe
- Resume el informe y las cifras clave
- Haz la presentación
Consejo profesional: Si una tarea es importante pero no es un buen uso de tu tiempo, considera la posibilidad de delegarla. Pide ayuda a un miembro del equipo o busca a un autónomo que haga el trabajo.
Paso 4: Establece un calendario
El último paso es crear un plan factible: una línea de tiempo.
En este cronograma definirás:
-
- Qué se hará en cada tarea
- Quién hará cada tarea
- Para cuándo se hará cada tarea
Ya has definido las dos primeras en los pasos anteriores. La única variable que falta es el plazo.
Para crear unos plazos estupendos, fíjate en los datos de tu registro de tiempo del paso 1. Utiliza las estimaciones de tiempo para establecer plazos que sean lo suficientemente difíciles como para no perder la concentración.
Por ejemplo:
Una tarea que lleva un día debería tener un plazo correspondiente.
No añadas tiempo extra sólo porque tengas la semana libre. Cuanto más largo sea el plazo, más tiempo perderás en trabajo improductivo.
Ten en cuenta que cuanto más largos sean tus proyectos, más plazos necesitarás.
A estas alturas ya conoces los peligros de los plazos largos. Si dependes de plazos mensuales, tus proyectos se retrasarán.
Por tanto, cuando tengas plazos de más de una semana, intenta dividirlos aún más.
Recuerda:
Si no tienes una fecha límite a la vuelta de la esquina, tu productividad disminuye.
Asegúrate de que si la fecha de finalización del proyecto no se acerca rápidamente, la fecha límite de una tarea sí lo esté.
Empieza a planificar tus días
La Ley de Parkinson revela los peligros de una mala gestión del tiempo.
Alarga un plazo lo suficiente y verás cómo pierdes el tiempo delante de tus ojos. Asigna tu tiempo sabiamente y verás grandes resultados.
Y en lo que respecta a los hábitos de gestión del tiempo, nada mejor que planificar tus días con antelación.
Cuando estás en el trabajo, es fácil llenar tu agenda de trabajo superficial, como el correo electrónico y las reuniones. Si tienes algo de tiempo libre en tu agenda, puedes dedicarlo a ponerte al día con los correos electrónicos, ¿verdad?
El problema es que nunca estás realmente «libre». Siempre estás renunciando a algo.
Podrías dedicar esa hora extra a tu proyecto o a tu familia.
Y si no tienes en cuenta lo que podrías estar haciendo, no serás capaz de priorizar lo que realmente importa.
Ahí es donde te ayudará planificar tus días. Al planificar cada minuto de tu día, puedes planificar exactamente lo que tienes que hacer.
No tendrás que buscar tiempo para tus tareas durante el día. Las más importantes están todas previstas en tu plan.
Esto te mantiene centrado y sin estrés, todo por un simple hábito de 5 minutos.
Al tener en cuenta las actividades personales de antemano, serás más reflexivo con tu tiempo. Empezarás a planificar primero tu trabajo importante en lugar de intentar encajarlo en tu rutina.
Pronto verás que tienes más tiempo para ti de lo que pensabas.