Ser desorganizado se parece un poco a jugar a Donkey Kong. Estás constantemente corriendo y saltando de una plataforma a otra en busca de tus objetivos mientras esquivas todos los barriles que te lanzan.
Tus niveles de estrés están por las nubes y también te saltas plazos, te olvidas de contestar correos electrónicos y dejas caer la pelota en tareas importantes.
Y también afecta a tu vida personal. Quizá te olvidaste de recoger a tus hijos del entrenamiento de fútbol, o tus compañeros de piso están hartos del caos constante en casa.
Con tantas prioridades que compiten entre sí, necesitas aprender a organizar tu día. Este artículo te mostrará cómo hacerlo.
¿Por qué es importante organizar tu día?
En pocas palabras, planificar tu día te ahorrará tiempo, y todos sabemos que el tiempo es oro. Para ponerlo en perspectiva, el conferenciante motivacional Brian Tracy dice que «cada minuto empleado en planificar ahorra diez en ejecutar«. ¿Y quién no quiere hacer su trabajo en menos tiempo?
Además, las investigaciones demuestran que el desorden está relacionado con el estrés, la procrastinación e incluso los problemas de sueño.
Organizar tu espacio físico y digital te ayudará a sentirte menos estresado y a organizarte.
Aparte de eso, la pandemia del COVID-19 y el auge del trabajo a distancia han difuminado las líneas que separan nuestra vida personal de la profesional.
Esto hace que llevar el barco bien cerrado sea más crucial que nunca.
Aunque las oportunidades de trabajar desde casa ofrecen más flexibilidad y libertad, los malos hábitos pueden interponerse en nuestra capacidad de organizarnos. Tal vez la procrastinación sea tu vicio, o quizá seas un clásico coleccionista de desorden que busca constantemente trozos de papel perdidos.
La buena noticia es que, con el tiempo, ser organizado puede convertirse en un hábito diario. En la siguiente sección te presentamos nueve de nuestras estrategias favoritas para organizar tu día mejor que un general del ejército.
¿Cuáles son los beneficios de organizar mi tiempo diario?
Las ventajas son sencillas. Organizar tu tiempo diario te permite conseguir mayores resultados en menos tiempo, lo que te da más tiempo libre, te ayuda a concentrarte mejor, te permite ser más productivo, reduce tu estrés y te da más tiempo para estar con las personas que más te importan.
Aquí tienes 10 beneficios de la gestión del tiempo:
Menos estrés
Gestionar tu tiempo reduce tu nivel de estrés y aumenta tu confianza. Tomar el control de tu tiempo también reduce el estrés y la ansiedad. Una buena gestión del tiempo significa cumplir plazos ajustados y planificar tu tiempo.
Gestionar tu tiempo evita el agobio y garantiza que no te sientas cansado todo el tiempo. Una buena gestión del tiempo te permite ser más productivo con el tiempo de que dispones.
El aumento de la productividad garantiza que te mantengas al tanto de tu lista de tareas pendientes y priorices tu trabajo más importante.
Con menos estrés, te sientes claro y más seguro sobre cómo invertir tu tiempo.
Menos estrés aumenta la productividad y te ayuda a dormir mejor.
También ayuda a crear un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
Mejor equilibrio entre trabajo y vida privada
Uno de los beneficios más importantes de la gestión del tiempo es un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal. Si consigues un mejor equilibrio entre trabajo y vida privada, puedes ser más productivo en el trabajo y tener más tiempo para dedicar a tus relaciones más importantes.
El equilibrio entre trabajo y vida personal crea un buen equilibrio entre tu vida profesional y tu vida personal. Cuando pasas muchas horas en el trabajo, corres el riesgo de agotarte y sentirte cansado todo el tiempo.
Más libertad de tiempo
Uno de los principales beneficios de la gestión del tiempo es una mayor libertad de tiempo. Cuando tienes mayor libertad de tiempo, puedes centrar tu tiempo en establecer y alcanzar tus mayores objetivos.
Una mayor libertad de tiempo también te garantiza más tiempo para pasar con la familia y los amigos. Tienes más tiempo para profundizar en tus relaciones y dedicarte a nuevas aficiones. Tener más libertad de tiempo también te permite seguir tu propósito en la vida.
Actúa. Pregúntate qué harías si pudieras liberar cinco o diez horas más a la semana. Escribe las tres cosas más importantes y ten clara la diferencia que supondría en tu vida hacer esas cosas. Después, traza un sencillo plan de acción para hacer realidad esos cambios.
Mayor concentración
Una gestión eficaz del tiempo aumenta tu concentración y mejora tu productividad. Una mayor concentración te permite captar mayores oportunidades. También te permite dedicar más tiempo a los proyectos, objetivos y personas que importan.
La gestión del tiempo es importante para ayudarte a lograr una mayor concentración y priorización. Cuando gestionas mejor tu tiempo, aumentas la concentración y tomas el control de tu día.
Una buena gestión del tiempo no significa ampliar tu lista de tareas pendientes y trabajar más tiempo. La gestión del tiempo significa trabajar más inteligentemente, no más.
¿Cómo organizar mi tiempo diario?
La gestión del tiempo diario es el proceso de organizar y administrar tu tiempo. Una buena gestión del tiempo te ayuda a programar tu tiempo entre tus actividades más importantes.
Una gestión eficaz del tiempo significa que tomas el control de tu tiempo y tu energía. Tomar el control de tu tiempo te permite conseguir mayores y mejores resultados en menos tiempo, sin estrés.
Una buena gestión del tiempo te permite alcanzar mayores niveles de rendimiento y productividad.
Veamos varias formas de organizar tu día y minimizar tu estrés.
Utiliza listas de tareas
Si no llevas una lista de tareas pendientes, es el momento de empezar. Las tareas incompletas ocupan espacio en nuestro cerebro y nos vuelven ansiosos e improductivos.
Este fenómeno se conoce como efecto Zeigarnik, y es la razón por la que tanta gente considera que las listas de tareas pendientes son una forma eficaz de mantenerse al día con las tareas diarias.
Descargar tus tareas pendientes en listas de tareas te tranquilizará y mejorará tu capacidad de concentración.
Planifica tu día la noche anterior
¿Te acuestas por la noche intentando recordar todo lo que tienes que hacer al día siguiente? Si es así, quizá quieras empezar a planificar tus días la noche anterior.
Coge tu lista de tareas pendientes y prioriza las más importantes para incluirlas en tu plan diario del día siguiente. Luego, introdúcelas en tu calendario.
Asegúrate de programar también tiempo para cualquier tarea imprevista que pueda surgir, como responder a correos electrónicos o ayudar a un miembro del equipo con su trabajo.
Divide las grandes tareas
A veces, procrastinamos las tareas porque nos parecen demasiado grandes y abrumadoras. Por ejemplo, supongamos que tienes que escribir una presentación para la reunión anual de tu empresa.
Hay que recopilar datos de varias fuentes y reunirlos de forma que impresionen al equipo directivo, y sabes que te va a llevar uno o dos días.
Si pones «escribir la presentación» como un elemento de tu lista de tareas pendientes, probablemente te sentirás abrumado y lo dejarás para más tarde.
Pero si lo divides en pequeñas tareas procesables, como «obtener datos del departamento financiero» o «conseguir las cifras de ventas trimestrales del equipo de ventas», te resultará más fácil ponerte manos a la obra.
Empieza por la tarea más difícil
Del mismo modo, a menudo posponemos nuestras tareas más difíciles, prefiriendo tachar de la lista los logros rápidos, como responder a los correos electrónicos, para obtener un pequeño golpe de dopamina.
Pero éste no es un enfoque eficaz.
En su lugar, muchos expertos en gestión del tiempo recomiendan la técnica de «piedras, guijarros y arena».
Imagina que tu tiempo es un gran tarro de cristal, y que tus tareas están representadas por un montón de rocas, guijarros y arena que tienes que meter en el tarro.
Las rocas son tus tareas grandes y urgentes, los guijarros son las tareas semiurgentes y la arena representa las tareas no urgentes.
Si primero llenas el tarro de arena, no habrá sitio para las piedras ni los guijarros.
Pero si empiezas poniendo primero las rocas, podrás encajar encima los guijarros y, finalmente, rellenar los huecos con la arena.
Reduce la fatiga de decisión
Nuestro cerebro sólo puede tomar un número finito de decisiones al día. Cuantas más decisiones tenemos que tomar, más disminuye la calidad de nuestras decisiones.
Por eso Steve Jobs siempre llevaba un jersey negro de cuello alto, y tanta gente delira en las redes sociales sobre sus rutinas matutinas.
Resulta que están en lo cierto. Cuando sigues una rutina diaria, al cabo de un tiempo está tan arraigada que ni siquiera tienes que pensar en ella, como cuando te lavas los dientes.
Reduce la fatiga por decisión con una rutina matutina que nutra tu mente, cuerpo y espíritu y te mantenga tranquilo durante todo el día. Planifica tu atuendo la noche anterior y realiza las actividades diarias a la misma hora cada día.
Planifica tus comidas
Llevar una dieta equilibrada puede aumentar tu capacidad mental y tus niveles de energía y ahorrar dinero, pero requiere cierta planificación; de lo contrario, seguirás pidiendo comida para llevar o, peor aún, calentando cenas de la tele en el microondas.
Planificar las comidas elimina las complicaciones de comer sano. Las personas que planifican sus comidas tienen una dieta de mayor calidad y comen una mayor variedad de alimentos.
Sentirte organizado en torno a la comida puede tener un efecto dominó en el resto del día, ya que no tienes que perder el tiempo eligiendo qué comer. Además, ¡puede evitar que te entre hambre!
Conoce tus niveles de energía
Mucha gente dice que debes hacer tus tareas más importantes a primera hora de la mañana. Pero, ¿y si no eres una persona madrugadora?
Si trabajas mejor por la noche, es entonces cuando deberías hacer tus tareas más agotadoras. Averigua en qué momento del día tu cerebro está más «encendido» y crea un horario en torno a él.
Aunque esto contradice el método de «piedras, guijarros y arena», es importante recordar que cada técnica funciona para una persona diferente. Experimenta hasta que encuentres lo que funciona para ti.
Mantén tu espacio libre de desorden
El desorden, tanto físico como digital, dificulta encontrar las cosas, te hace sentir más desorganizado y disminuye tu productividad.
Si tu escritorio está lleno de bocadillos a medio comer y montones de papeles, es hora de despejarlo. Pero no te detengas en tu espacio físico. Organiza tu espacio digital purgando tu bandeja de entrada y creando un sistema de almacenamiento de archivos digitales.